Code of conduct 2022

The Montreal AI Symposium (“MAIS”) is committed to providing a welcoming and harassment-free environment for participants of all races, religious affiliations, ethnicities, gender and trans statuses, sexual orientations, physical  and neuro-abilities, physical appearances, and beliefs.

We’ve written this code of conduct not because we expect bad behavior from our community—which, in our experience, is overwhelmingly kind and civil—but because we believe a clear code of conduct is a necessary part of building a community space that fosters the open exchange of ideas and respectful scientific debate.

The code of conduct applies to MAIS sponsors and participants both during the event and on official communication channels, including social media. 

MAIS participants agree to:

  • Be considerate in speech and actions, and actively seek to acknowledge and respect the boundaries of fellow attendees.
  • Refrain from demeaning, discriminatory, or harassing behavior and speech. Harassment includes, but is not limited to: deliberate intimidation; stalking; unwanted photography or recording; sustained or willful disruption of talks or other events; inappropriate physical contact; use of sexual or discriminatory imagery, comments, or jokes; and unwelcome sexual attention. If you feel that someone has harassed you or otherwise treated you inappropriately, please alert any member of the conference team in person or via email.
  • Take care of each other. Alert a member of the conference team if you notice a dangerous situation, someone in distress, or violations of this code of conduct, even if they seem inconsequential.

In addition to the above, MAIS sponsors agree to:

  • Refrain from using images, activities, or other materials that are of a sexual, racist, or otherwise offensive nature.
  • Booth staff (including volunteers) should not use sexualized clothing/uniforms/costumes, or otherwise create a sexualized environment

This code applies both to official sponsors as well as any organization that uses the conference name as branding as part of its activities at or around the conference.

HOW TO REACH US: Email the Diversity and Inclusion co-chairs, Benjamin Prud’homme and Anna Jahn at mais2022.dc@gmail.com

Complaints and violations will be handled at the discretion of the Diversity & Inclusion co-chairs and the program chairs. Reports made during the conference will be responded to immediately; those made at other times in less than two weeks. We are prepared and eager to help participants contact relevant help services, to escort them to a safe location, or to otherwise assist those experiencing harassment to feel safe for the duration of the conference. We gratefully accept feedback from the community on policy and actions; please contact us.

If any attendee engages in harassing behavior, the conference organizers (comprised of the MAIS programming committee) may take any lawful action we deem appropriate, including but not limited to warning the offender, expulsion from the conference with no refund, reporting the incident to the offender’s local institution or funding agencies, or reporting the incident to local law enforcement. (If you feel you have been unfairly accused of violating this code of conduct, you should contact the conference team with a concise description of your grievance; any grievances filed will be considered by the conference organizers.)

We welcome your feedback on this and every other aspect of MAIS, and we thank you for working with us to make it a safe, enjoyable, and friendly experience for everyone who participates.

Above text is licensed CC BY-SA 4.0. Credit to Erin Kissane, Citizen Code of Conduct, the Django Project’s code of conduct, Theorizing the Web code of conduct, and Rosenfeld Media’s code of conduct from which we’ve extensively borrowed, with general thanks to the Ada Initiative’s “how to design a code of conduct for your community.”

Procedures for enforcing and responding to violations to the MAIS 2022 code of conduct

Reporting a violation

A participant may approach any of the symposium organizers in person or email at mais2022.pc@gmail.com to express any concerns about their or another participant’s comfort or safety at the symposium or to report a violation to the MAIS code of conduct. There is no deadline by which to make such reports.

Instructions for volunteers

If a participant approaches a volunteer to report a code of conduct violation, the volunteer should escort the participant to the nearest Diversity and Inclusion Chair or Program Chair (if one is nearby), or call one of them to come meet the participant. The volunteer should not leave the reporting participant until a PC or D&I Chair is present. 

The volunteer should not attempt to intervene or respond personally to any violations of the code of conduct, but should instead contact a PC or D&I Chair immediately. A volunteer may report a violation to the code of conduct without being approached by a participant. 

  • Diversity and Inclusion Chairs:
    • Benjamin Prud’homme: benjamin.prudhomme@mila.quebec.ca
    • Anna Jahn: anna.jahn@mila.quebec.ca
  • Senior Program Chair:  
  • Program Chairs: 
  • Local Chair:
    • Nadine Khairallah: nadine.khairallah@mila.quebec

Code de conduite

Le Symposium d’Intelligence Artificielle de Montréal (SIAM) s’engage à fournir un environnement accueillant et sans harcèlement pour ces participants quelle que soit leur race, religion, ethnicité, genre et transidentité, orientation sexuelle, handicap (physique ou mental), apparence physique, et croyance.

Ce code de conduite a été écrit non pas parce que nous nous attendons à avoir des comportements inappropriés au sein de notre communauté, qui a été courtois et civil d’après notre expérience, mais parce que nous pensons qu’il fournit les bases essentielles d’un espace communautaire qui favorise des échanges d’idées et débats scientifiques dans le respect de l’autre.

Ce code de conduite s’applique aux sponsors et participant·e·s du SIAM tant durant l’événement que sur les canaux de communication officiels, réseaux sociaux inclus.

Les participants au SIAM s’engage à :

  • Faire attention à leurs paroles et leurs actions, et reconnaîtront et respecteront activement les limites de l’autre.
  • S’abstenir de tout comportement ou discours rabaissant, discriminatoire, ou de harcèlement. Le harcèlement comprend, sans s’y limiter : l’intimidation délibérée ; la traque, la poursuite ; prendre en photo ou vidéo une personne sans son consentement ; l’interruption sans arrêt des conférences ou autres événements ; les contacts physiques non consentis ; l’utilisation d’images, commentaires, oui blagues à connotation sexuelle ; et attention sexuelle importune. Si vous vous sentez harcelé, si vous pensez qu’une personne se fait harceler, ou plus généralement en cas de soucis, merci de contacter immédiatement un⋅e organisateur⋅rice ou un⋅e volontaire personnellement ou par mél.
  • Faire attention aux autres. Veuillez contacter un⋅e organisateur⋅rice ou un⋅e volontaire si vous remarquez une situation dangereuse, quelqu’un en détresse, ou violation du code de conduite, même si cela paraît anodin.

De plus, les sponsors du SIAM s’engage à :

  • S’abstenir d’utiliser des images, comportements, ou autre contenu de nature sexuelle, raciste, ou offensants.
  • L’équipe du stand (volontaires inclus⋅es) s’abstiendra de porter des habits/uniformes/costumes à caractère sexuel ou de créer un environnement sexualisé.

Ce code s’applique à la fois aux sponsors officiels ainsi que toute organisation utilisant cet événement comme marque dans leurs activités associées à cet événement.

COMMENT NOUS CONTACTER : envoyez un courriel  au co-responsables diversité et inclusion, Benjamin Prud’homme et Anna Jahn, à mais2022.dc@gmail.com.

Plaintes et violations seront gérées à la discrétion des co-responsables diversité et inclusion et des responsables de programme. Les rapports faits durant l’événement seront traités immédiatement ; sinon ils seront traités dans les deux semaines qui suivront. Nous nous sommes préparé⋅e⋅s et seront heureux d’aider les participant⋅e⋅s à contacter l’aide adéquate, de fournir une escorte, ou d’aider toute personne qui se sont sentie harcelée durant l’événement à se sentir en sécurité. Merci de nous contacter. 

Si un⋅e participant⋅e se met à harceler une autre personne, les organisateurs⋅rices de l’événement (c’est-à-dire les responsables) peuvent prendre toute décision qui leur semble adéquate. Cela peut inclure un simple avertissement, l’exclusion de la personne de l’événement, sans dédommagement, ou rapporter l’incident à ses institutions et ses organismes de financement, ou aux autorités locales. (si vous pensez avoir été accusé⋅e à tort d’avoir violé le code de conduite, contactez les organisateurs⋅rices de l’événement et donner une description brève de votre plainte; toute plainte envoyée sera pris en considération par les organisateurs⋅rices.)

Vos retours sur ce code et tout autre aspect du SIAM sont appréciés, et nous vous remercions de votre aide afin de faire de cette expérience une expérience sécuritaire, agréable, et conviviale pour tou⋅te⋅s participant⋅e⋅s.
Le texte ci-dessus est sous license CC BY-SA 4.0. Remerciement à Erin Kissane, au Citizen Code of Conduct, au code de conduite du Django Project, au code de conduite de Theorizing the Web, et au code de conduite de Rosenfeld Media desquels nous nous sommes amplement inspiré⋅e⋅s. Nous sommes aussi reconnaissant⋅e⋅s aussi pour “how to design a code of conduct for your community” par l’Ada Initiative.

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